Elektronische Rechnungen für asc - web.care - InterFormNG2 Manual

Dokumentation - Elektronische Rechnungen für das DMS web.care der Automotive Solution Center AG

E-Rechnungen mit web.care - bereit für die Zukunft mit InterFormNG2

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format - keine PDF, kein Scan. Formate wie ZUGFeRD, XRechnung oder PEPPOL sind echte E-Rechnungen.
Ab 1. Januar 2025 wird der Empfang elektronischer Rechnungen in der EU verpflichtend - bald auch die Erstellung.
Mit InterFormNG2 integrieren Sie alle gesetzlich geforderten E-Rechnungsformate direkt in asc - web.care:
  1. validierte Ausgabeformate (z. B. ZUGFeRD, XRechnung, PEPPOL)
  2. Versand per E-Mail oder eDelivery
  3. vorkonfigurierte Vorlagen für den schnellen Start
Eine Lösung - alle Anforderungen. Rechtssicher. Zukunftsfähig.

Vorwort

Diese Dokumentation erläutert den Funktionsumfang sowie den Implementierungsprozess zum Thema „Elektronische Rechnungen für asc - web.care“. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die individuelle Systemkonfiguration je nach Umgebung variieren kann. Es wird ein Standardansatz dargestellt, ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Eine Haftung für die Konfiguration im Kundensystem übernehmen wir nicht. Darüber hinaus können neben der beschriebenen Systemkonfiguration weitere praktikable Lösungswege bestehen. 

Info
Bitte beachten Sie, dass die Konfiguration und Auslieferung der Lösung im Rahmen der Beauftragung in enger Zusammenarbeit mit Ihrem InterForm-Berater erfolgt. So stellen wir sicher, dass alle Anforderungen individuell abgestimmt und optimal umgesetzt werden.

Alert
Bitte beachten Sie, dass InterForm A/S keine Verantwortung für Konfigurationen innerhalb Ihres ERP/DMS-Systems übernimmt. Diese Dokumentation basiert auf Erfahrungen aus früheren Projekten und dient als Unterstützung bei der Integration mit InterFormNG2.Info
Info
Bitte beachten Sie, dass bestimmte Funktionen von InterFormNG2 nicht im Basisprodukt enthalten sind und eine Lizenzierung erfordern. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an den Vertrieb von InterForm.

web.care

Das Dealer Management System web.care von unserem langjährigen Partner asc (Automotive Solution Center AG) wird europaweit von mehr als 500 Autohäusern und Autohandelsgruppen zur Abbildung sämtlicher Autohausprozesse eingesetzt, siehe: asc - Startseite. InterForm ist dabei bereits seit 2003 die Standard-Output-Management-Lösung für care und web.care
asc - Automotive Solution Center AG

Einleitung

Generelle Erklärung
Die generische E-Rechnungslösung lässt sich nahtlos in die bestehenden Prozesse und Workflows von asc - web.care integrieren. Vorhandene Abläufe wie Druck, PDF-Ablage, E-Mail-Versand und Archivierung bleiben weitgehend erhalten und werden lediglich um notwendige Funktionen für die E-Rechnungsverarbeitung ergänzt. Dadurch entsteht ein effizienter, gesetzeskonformer Prozess mit minimalem Anpassungsaufwand.

Systemvoraussetzungen

Für die Umsetzung der E-Rechnungslösung mit asc - web.care und InterFormNG2 werden folgende Systemvoraussetzungen benötigt:

  1. InterFormNG2 Version 4.0.1
  2. Aktivierte E-Invoice-Lösung in InterFormNG2 inkl. Advanced PDF & InterXML
  3. Skriptausführung in der Systemadministration aktiviert
  4. Aktuelle XML-Druckprogramme aus care - in Abstimmung mit ASC
  5. Bestehende InterFormNG2-Basiskonfiguration (z. B. AA_MASTER, Vorlagen)
  6. Konfigurierter Mailserver für den Rechnungsversand

Konfiguration care / web.care

Innerhalb des Dealer Management Systems (DMS) care bzw. web.care sind verschiedene Einstellungen erforderlich, um die erfolgreiche Erstellung, Validierung und Verteilung von E-Rechnungen sicherzustellen. Diese Konfiguration bildet die Grundlage für die reibungslose Verbindung mit InterFormNG2 und umfasst insbesondere systemseitige Parameter, Datenstrukturen und Ausgabeprozesse.
Kundenzusatzfelder

Die Steuerung der E-Rechnung - insbesondere im Format XRechnung - erfolgt über definierte Zusatzfelder im Kundenstamm. Diese Felder müssen im DMS korrekt konfiguriert und pro Kunde gepflegt werden, um eine automatisierte und formatgerechte Verarbeitung zu gewährleisten:

  1. XRECH_JA – Aktivierung der XRechnung: Wert „JA“ aktiviert die XRechnung-Ausgabe. Fehlt dieses Feld oder ist es leer, wird standardmäßig z. B. PDF oder ZUGFeRD verwendet
  2. XRECH_ID – Leitweg-ID der Behörde oder öffentlichen Einrichtung
  3. XRECH_MAIL – E-Mail-Adresse für den Versand der XRechnung
  4. XRECH_LFNR – Lieferantennummer zur eindeutigen Zuordnung im Zielsystem



Formularpositionen
Für die erfolgreiche Generierung und Validierung von E-Rechnungen - insbesondere im Format XRechnung oder ZUGFeRD - sind bestimmte Pflichtangaben erforderlich. Dazu zählen unter anderem Steuerinformationen, Summen, Einzelbeträge und weitere gesetzlich definierte Datenfelder.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen die bestehenden Rechnungsformulare in care entsprechend erweitert werden. Die Ergänzung dieser Felder stellt sicher, dass alle relevanten Inhalte strukturiert übergeben und von InterFormNG2 regelkonform verarbeitet und validiert werden können. Die Erweiterung der Formulare kann bei InterForm beauftragt werden.

Datenhaltung in care / web.care

Steuerschlüssel und Druckcodes
Für die korrekte Ausgabe und Verarbeitung steuerrelevanter Informationen in der E-Rechnung ist es erforderlich, dass die Steuerschlüssel im System eindeutig gekennzeichnet sind. Dabei muss angegeben werden, ob die jeweilige Position steuerfrei ist oder bereits die Mehrwertsteuer enthält.

Diese Information wird in der care-XML, beispielsweise in Arbeitspositionen unter dem Feld A00092W, ausgegeben.

Folgende Kennzeichnungen sind zu verwenden:
  1. S – Position enthält Steuer (inkl. Steuer)
  2. E – Position ist steuerfrei

Filialdaten
Für die Erstellung vollständiger und rechtskonformer E-Rechnungen ist es erforderlich, dass in den care-Filialstammdaten alle relevanten Informationen vollständig und korrekt gepflegt sind. Dazu gehören insbesondere:
  1. Offizielle Firmenanschrift der Filiale
  2. Kontaktinformationen (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
  3. Bankverbindung mit IBAN und BIC

Kundenstamm
Im Standardprozess erfolgt der Rechnungsversand entweder als physischer Ausdruck oder per E-Mail im PDF- bzw. ZUGFeRD-Format. Für den Versand von XRechnungen ist jedoch eine explizite Aktivierung im jeweiligen Kundenstamm erforderlich (siehe Abschnitt Kundenzusatzfelder).
Alert
Hinweis: Nach Aktivierung der E-Rechnungslösung wird grundsätzlich jede Rechnung im ZUGFeRD-PDF-Format erzeugt – unabhängig vom Versandweg (z. B. für Archivierung oder Mailversand). Sollte die Validierung einer E-Rechnung fehlschlagen, wird automatisch eine reguläre PDF ohne eingebettete Struktur generiert. Dadurch bleibt der Rechnungsprozess auch bei fehlerhaften Daten lauffähig.
Aktivierung der Kundenzusatzfelder und Datenhinterlegung
Auf Kundenebene muss festgelegt werden, ob der Kunde Rechnungen per E-Mail erhalten möchte und ob er bevorzugt XRechnungen anstelle von PDF- oder ZUGFeRD-Rechnungen empfangen will.

Diese Einstellungen erfolgen über die definierten Kundenzusatzfelder und sind Voraussetzung für die korrekte Steuerung des Rechnungsversands innerhalb von asc - web.care.

Bankinformationen
In den Filialstammdaten müssen insbesondere die IBAN und BIC hinterlegt sein. Innerhalb von InterForm wird üblicherweise zusätzlich eine separate Adresstabelle pro Filiale gepflegt. Diese dient jedoch nur als Rückfalllösung, falls die Filialdaten nicht verfügbar sind.

Die Bankinformationen sind in den Feldern Bank 1 – IBAN und Bank 2 – BIC einzutragen, um eine korrekte und vollständige Übertragung der Zahlungsdaten in der E-Rechnung sicherzustellen.

E-Mail-Adresse des web.care Benutzers
Die E-Mail-Adresse des web.care Benutzers, hinterlegt in der Datei GLBBEN, wird sowohl für den Empfang von Systembenachrichtigungen als auch als Kontaktadresse innerhalb der E-Rechnungen verwendet.

Generische E-Rechnungs-Lösung von InterForm

Die generischen E-Rechnungs-Workflows von InterForm basieren auf einem branchen- und ERP/DMS-unabhängigen Standard. Änderungen an Formaten und Anforderungen können schnell und unkompliziert bei allen Kunden standardisiert implementiert und ausgeliefert werden.
Ressourcen und Prozesse
Templates / TransformationenCaretoIFCaretoIF transformiert die care-XML in das interne InterForm-XML-Format.



IFtoZUGFeRD_EN16931_2.3.2Transformiert das InterForm-Format in das ZUGFeRD-XML-Format gemäß EN16931 Version 2.3.2.


IFtoxRechnung_EN16931-CII_3.0.2Transformiert das InterForm-Format in das XRechnung-XML-Format.




CrossIndustryDie XRechnung wird als strukturierte XML-Datei erstellt, kann jedoch für den Anwender zusätzlich als PDF-Darstellung ausgegeben werden. Dieses PDF dient der lesbaren Ansicht der Rechnung und enthält die gleichen Rechnungsdaten wie die XML-Datei. So wird sichergestellt, dass sowohl maschinelle Verarbeitung als auch menschliche Prüfung möglich sind.
Template ComponentsWorkflow_VariablenDie Variablen customerNo und docNo müssen vorhanden sein (z. B. bei Kostenvoranschlägen), da sonst die Einbettung der ZUGFeRD-XML fehlschlägt.



care_ZUGFeRDEinbettung der ZUGFeRD-XML in die PDF


Transforms
Werden zur Validierung der Formate verwendet.

CaretoIF_merge_AdditionalReferencedDocument_resources_v1 und CaretoIF_merge_AdditionalReferencedDocument_v1Ergänzen weitere rechnungsbegründende Dateianhänge (PDF) als Base64-codierte Dateien in die E-Rechnung (im Zwischenformat).


ValidierungenXSD-Validierungs-Schemata für XRechnung und ZUGFeRDFür die formale Prüfung der E-Rechnungen werden XSD-Schemata verwendet, die die Struktur und Inhalte der XML-Dateien gemäß den Standards XRechnung und ZUGFeRD definieren. Diese Validierungen stellen sicher, dass die erzeugten Dateien den gesetzlichen und technischen Vorgaben entsprechen.



Validation Rules
Validierung der E-Rechnungen auf Inhalt, Format und Syntax gemäß aktuellem Standard.






Alert
Wichtig: Zur Prüfung der XRechnung auf EN16931-Konformität muss folgender Eintrag in der codedb.xml ergänzt werden:


Workflows

e_invoice_1_WEBCARE

Wandelt die web.care-XML in das InterForm-inhouse-XML-Format um.

Zusätzlich wird das im Verzeichnis $attachments definierte Verzeichnis nach weiteren „rechnungsbegründenden Unterlagen“ durchsucht und diese, sofern vorhanden, als Base64-codierte Dateien (AdditionalReferencedDocument) in die XML eingebettet.

Verzeichnis für Dateianhänge
Die Ablage der Dateianhänge kann in den resources erfolgen oder alternativ beispielsweise im IFS oder auf einem lokalen Windows-Server gespeichert werden.


e_Invoice_2_OutputFormatSelection

Prüft das Zielformat und entscheidet, ob eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei erstellt wird.

e_Invoice_X3_xRechnungCrossIndustryInvoice und e_invoice_Z3_ZUGFeRD

Wandeln die InterForm-XML in das jeweilige Zielformat XRechnung bzw. ZUGFeRD um.


e_invoice_X4_xRechnungValidation und e_invoice_Z4_ZUGFeRDValidation

Validieren die XRechnung- bzw. ZUGFeRD-XML-Dateien. Bei erfolgreicher Validierung erfolgt die Ablage der Datei im Valid-Verzeichnis.
Der Validierungsprozess ist mehrstufig: Zuerst erfolgt die Prüfung mit XSD, anschließend mit Schematron.
Bei der XRechnung wird gegen den EN16931-Schematron sowie den XRechnung-Schematron validiert.
Bei einem Validierungsfehler wird ein Fehler erzeugt und der Fehler-Handling-Workflow e_invoice_ZX5_Error gestartet.




e_invoice_ZX5_Error

Dieser Workflow ist als On-Error-Workflow in allen anderen E-Invoicing-Workflows hinterlegt.


Schlägt beispielsweise die Erstellung der Formate fehl oder gibt es ein Problem bei der Validierung, sorgt dieser Workflow dafür, dass der normale Druckprozess, die Archivierung und weitere Abläufe auch ohne E-Rechnungsformat fortgeführt werden.
Der Workflow übergibt die web.care-XML zurück in den regulären Prozessablauf.
Zusätzlich wird der Workflow e_invoice_ZX6_Error_Mail aufgerufen.

e_invoice_ZX6_Error_Mail

Im Falle eines Validierungsproblems erhält der User eine Benachrichtigung per E-Mail mit sämtlichen relevanten Dateien: web.care-XML, InterForm-XML, Zielformat-XML sowie dem Validierungsbericht.



e_invoice_ZX7_Cleanup

Organisiert lokale Verzeichnisse neu und entfernt temporäre XML-Dateien aus den Ordnern /other und /document.
Die Ausführungshäufigkeit sowie das Alter der zu löschenden Dateien sind konfigurierbar.
Standardmäßig werden alle Dateien gelöscht, die älter als ein Tag sind.



Integration in bestehende Workflows
Die generischen E-Rechnungs-Workflows werden in den AA_MASTER integriert. Alle Rechnungen – mit Ausnahme von Stornos und Duplikaten – durchlaufen die verschiedenen E-Rechnungsprozesse. Bei erfolgreicher Erstellung und Validierung wird die fertige XRechnung bzw. ZUGFeRD-XML lokal im InterForm gespeichert und kann über die bestehenden Ausgabeprozesse verteilt werden.

AA_MASTER

Im AA_MASTER erfolgt die Integration der E-Rechnungs-Verarbeitung für alle Rechnungen. 
  1. Read from file - Keine Anpassung notwendig
  2. 1 - Payload to named property (Ergänzen)
  3. 2 - Set Multiple workflow variables (Ergänzen)

    1. if (contains(/Data/Body/Salesdokument/Header/K20840T[1],'STORNO') or 
contains(/Data/Body/Salesdokument/Header/K20850T[1],'STORNO') or 
contains(/Data/Body/Salesdokument/Header/K20840T[1],'storno') or 
contains(/Data/Body/Salesdokument/Header/K20850T[1],'storno')) then 'yes' else 'no'

if (contains(/Data/Body/Salesdokument/Header/K20820T[1],'DUPL') or 
contains(/Data/Body/Salesdokument/Header/K20830T[1],'DUPL') or 
contains(/Data/Body/Salesdokument/Header/K20820T[1],'dupl') or 
contains(/Data/Body/Salesdokument/Header/K20830T[1],'dupl')) then 'yes' else 'no'
    2. InfoHinweis zu Bestandsinstallationen: Zusätzlich zu den beiden Variablen storno und duplikat können bei bestehenden Installationen alle Multiple Workflow Variables des AA_OUTPUT in den Startbereich – also in den AA_MASTER – verlagert werden. Dies dient der Vereinheitlichung und erleichtert die zentrale Steuerung der weiteren Verarbeitungsschritte.

  4. 3 - Choice (Ergänzen / Anpassen)

    1. Nur Rechnungen (ausgenommen Duplikate und Stornos) sollen durch den E-Rechnungs-Prozess laufen. Alles andere wird direkt über BB_Templates und BB_Output weiterverarbeitet.

    3. /Data/Body/Salesdokument/Header/K20301W[1] !='' and $storno != 'yes' and $duplikat != 'yes'

  1. 4 - Add Multiple Workflow Variables - ZUGFeRD Metadaten

    2. pdf.zugferd.enabled = true
pdf.zugferd.ConformanceLevel = COMFORT
pdf.zugferd.documentType = INVOICE

  1. 5 - To Sub-Workflow - e_invoice_1_WEBCARE

    1. Damit startet der E-Rechnungs-Prozess für alle Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)

  2. 6 - Named Property to Payload

    2. Nach der Verarbeitung und Validierung der E-Rechnung wird die ursprüngliche Input-care-XML erneut als Payload definiert, um anschließend den regulären Ausgabeprozess fortzuführen. Hierzu werden die Sub-Workflows BB_Templates und BB_Output aufgerufen.

BB_Output

Im BB_Output sind diverse Anpassungen notwendig, insbesondere um die korrekte Ausgabe von XRechnungen (bspw. beim Mailversand) sicherzustellen.


Versand der XRechnung per E-Mail
Für die Ausgabe der XRechnung wird ein ergänzender Prozess implementiert. Der bestehende automatische Rechnungsversand per E-Mail wird standardmäßig um die Versandoption für XRechnungen erweitert. Sobald im InterForm-System eine gültige XRechnung identifiziert wird, wird die zugehörige XML-Datei per E-Mail versendet. Optional kann zusätzlich ein PDF-Dokument angehängt werden, auch wenn dies gemäß XRechnung-Standard nicht erforderlich ist. Diese Option sollte im Vorfeld abgestimmt werden.
Info
Wichtig: Die E-Mailadressen für den Empfang, etc. werden über zuvor definierte Variablen gesteuert und kommen aus den entsprechenden care-Formularfeldern bzw. Translation-Files.

  1. 0 - Choice - Valide XRechnungen

    1. Ausgabe bei erfolgreicher Validierung der XRechnung - Eine XRechnung wird nur dann erzeugt und versendet, wenn im definierten Verzeichnis (resources) eine gültige XML-Datei vorhanden ist. Hinweis: Falls die Validierung der XRechnung fehlschlägt, wird automatisch der Standardprozess fortgeführt und eine reguläre PDF-Rechnung an den Kunden versendet. Der zuständige Benutzer wird zusätzlich intern per E-Mail über den Validierungsfehler informiert.


    3. $xmlFormat = 'xRechnung.CrossIndustryInvoice' and 
ng:resourceExist('other','/e-invoice/OutputFormats/xRechnung/Valid/' || 
$customerNo || '_' || $docNo || '.xml')
  1. 1 - Multicast
    1. Versand E-Mail-Benachrichtigung direkt an den Benutzer (Meist E-Mail web.care Benutzer - K20086W)


    2. Erstellung Kunden-E-Mail inkl. XML-Anhang für Versand am Abend
      1. 1 - Resource to attachment - Valide XRechnung wird als Dateianhang definiert und ergänzt
        1. concat('XRECHNUNG_',/Data/Body/Salesdokument/Header/K20301W[1],'_',
/Data/Body/Salesdokument/Header/K20010W[1],'_',/Data/Body/Salesdokument/Header/K20011W[1] || '.xml')
        1. 2 - Render email html - Definition Mailsignatur
        2. 3 - Email details - Empfänger, Betreff und Absender werden definiert
        3. 4 - Delayed email cancel key - Storno-key wird definiert
        4. 5 - Save e-mail on delay queue - Versand am Abend über separaten Workflow

    EE_Archive

    Auch im Archivierungs-Workflow wird eine Erweiterung vorgenommen:
    Ist eine gültige XRechnung vorhanden, wird diese priorisiert und im XML-Format archiviert – anstelle einer regulären PDF-Rechnung.
    Diese zusätzliche Bedingung stellt sicher, dass das konforme E-Rechnungsformat auch im Archiv korrekt und revisionssicher abgelegt wird.
    ​
    0 - Choice
    1. Wenn eine valide XRechnung vorliegt

    1 - Resource to Payload
    1. Valide XRechnung wird zum Payload

    2 - To filesystem
    1. Anstatt einer PDF wird die XRechnung als .xml abgelegt


    Anpassung / Integration in Formulare (Templates)
    Für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen wird eine bedingte Einbettung der XML in das PDF umgesetzt.
    Ist eine valide ZUGFeRD-XML vorhanden, wird diese automatisch ins PDF eingebettet. Sollte keine gültige XML-Datei vorhanden sein, erfolgt stattdessen die Ausgabe eines regulären PDF-Dokuments. Die Einbettung erfolgt über das "component" "care_ZUGFeRD".
    Info
    Wichtig: Die Workflow-Variablen $docNo und $customerNo müssen zwingend definiert sein, da sie zur eindeutigen Identifikation und zum Auffinden der zugehörigen XML-Dateien benötigt werden.


    FAQ

    Wie erfolgt die Ausgabesteuerung / der Ausgabekanal?

    Die Ausgabesteuerung richtet sich nach der Konfiguration der bestehenden Workflows im Zusammenspiel mit den in care definierten Druckcodes und Kundeneinstellungen. Die Ausgabe erfolgt in folgender Prüf- und Reihenfolge:

    1. Druckcode MAIL oder MAILINT
      → Es erfolgt der Versand einer PDF-Rechnung an die in care hinterlegte E-Mail-Adresse.

    2. XRechnung in den Kundenzusatzfeldern aktiviert
      → Der Versand der XRechnung erfolgt an die definierte Empfängeradresse. Dieser erfolgt üblicherweise am Abend, um mögliche Stornos noch zu berücksichtigen.
      Der User erhält sofort eine Information, dass der Versand am Abend erfolgt.

    3. Validierung der XRechnung schlägt fehl
      → Statt der XRechnung wird eine normale PDF-Rechnung an die Adresse in MAILRG (bzw. dem Kundenstamm) gesendet.
      Zusätzlich erhält der User sofort eine Benachrichtigung über den Validierungsfehler und kann ggf. rechtzeitig stornieren.

    4. XRechnung nicht aktiviert, aber E-Mail-Adresse in MAILRG vorhanden
      → Versand einer PDF.
      Falls die Validierung erfolgreich ist, enthält diese PDF ein eingebettetes ZUGFeRD-XML.

    5. Validierung fehlschlägt bei ZUGFeRD
      → Der User wird per Mail informiert.
      Es wird eine „normale“ PDF ohne XML-Anhang versendet.

    6. Kein XRechnung und keine Mailadresse definiert
      → Die Rechnung wird physisch ausgedruckt oder über den Standard-Ausgabeprozess behandelt.

    7. Stornos und Duplikate
      → Diese werden grundsätzlich nicht als E-Rechnung behandelt. Sie werden entweder als reguläre PDF oder in Papierform ausgegeben. Details können kundenspezifisch angepasst werden.

    8. Archivierung
      → Erfolgt entsprechend dem Ausgabeweg:

      • Bei aktiver und valider XRechnung wird die XML archiviert

      • Andernfalls erfolgt die Ablage als ZUGFeRD-PDF oder klassische PDF.

    Wie funktioniert die Versendung der E-Rechnungen bzw. welche Benachrichtigungen erhalte ich?

    Die Versendung von E-Rechnungen sowie die Benachrichtigung der Benutzer hängt von der konkreten Workflow-Konfiguration ab. In einem typischen Setup bei asc - web.care sind folgende Mechanismen vorgesehen:

    1. Versandzeitpunkt

    • E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) werden in der Regel nicht sofort, sondern zeitversetzt am Abend verschickt.

    • Hintergrund: So können mögliche Stornos noch vor dem Versand berücksichtigt werden.

    2. Benutzer-Benachrichtigungen

    Nach erfolgreichem oder fehlerhaftem Ablauf erhalten Benutzer automatisch Mails, z. B.:

    Beispielhafte Mails

    Benachrichtung Benutzer - Versand am Abend

    Benachrichtigung Benutzer - Storno einer Rechnung
     


    Fehlerhafte E-Rechnung - Benachrichtigung Benutzer

    Externer Rechnungsversand an den Kunden (PDF)

    Externer Rechnungsversand an den Kunden (XML)

    Wie kann ich nachvollziehen, ob meine E-Rechnungen korrekt erstellt wurden?
    Die Nachvollziehbarkeit der E-Rechnungsprozesse ist im InterForm-System auf mehreren Ebenen sichergestellt. Es gibt klare Ablagestrukturen, Protokollierungen und E-Mail-Benachrichtigungen, die Ihnen helfen, den aktuellen Status jeder Rechnung einzusehen.

    1. Ablage im InterForm

    FormatAblageortBeschreibung
    XRechnung/e-invoice/OutputFormats/xRechnung/Valid/gültige (valide) XRechnungen
    /e-invoice/OutputFormats/xRechnung/NotValid/fehlerhafte (nicht valide) XRechnungen
    ZUGFeRD/e-invoice/OutputFormats/ZUGFeRD/Valid/gültige ZUGFeRD-Dateien
    /e-invoice/OutputFormats/ZUGFeRD/NotValid/fehlerhafte ZUGFeRD-Dateien
    Fehlerberichte/e-invoice/OutputFormats/Error/enthält XML-Dateien mit Validierungsfehlern sowie Fehlerberichte (z. B. aus Schematron-Prüfungen)




    2. E-Mail Benachrichtigungen

    Bei Fehlern oder Besonderheiten im Prozess erhalten Sie automatisierte E-Mails:
    1. Fehler bei der Validierung → E-Mail mit allen relevanten Dateien im Anhang
    2. Hinweis auf bevorstehenden Versand am Abend
    3. Information über alternativ versendete PDF-Rechnungen

    3. E-Mail-Log im InterForm

    Im InterForm-E-Mail-Protokoll (Mail Log) lässt sich genau nachvollziehen:
    1. Welche E-Rechnungen wurden erfolgreich versendet
    2. Welche Rechnungen storniert oder zurückgestellt wurden
    3. Welche Rechnungen aufgrund von Validierungsfehlern nicht als E-Rechnung versendet wurden
    Dies ist hilfreich für schnelle Fehleranalyse oder Rückfragen bei internen und externen Stellen.
    Tipp zur schnellen Prüfung - Jede E-Rechnung hat eine eindeutige Kombination aus $customerNo und $docNo. Damit können Sie gezielt nach Dateien in den jeweiligen Ressourcen-Ordnern oder im Mail-Log suchen, z. B.: xRechnung_4711_20250728_00123.xml

    Was passiert wenn die Validierung der E-Rechnung fehlschlägt?
    Wenn die Validierung der E-Rechnung fehlschlägt, greift ein definierter Fehler-Workflow, der sicherstellt, dass der Rechnungsprozess nicht unterbrochen wird. So ist gewährleistet, dass Ihre Rechnung – auch wenn sie nicht als gültige E-Rechnung erzeugt werden konnte – dennoch ausgeliefert wird.

    Standardverhalten bei fehlgeschlagener Validierung

    1. Aktivierung des Fehler-Workflows
      1. Der Workflow e_invoice_ZX5_Error wird automatisch gestartet.
      2. Dieser leitet die Verarbeitung zurück in den normalen Rechnungsprozess.
    2. Benachrichtigung per E-Mail
      1. Der Workflow e_invoice_ZX6_Error_Mail sendet dem zuständigen Benutzer eine E-Mail.

      2. Der Anhang enthält:
        1. Original care-XML
        2. InterForm XML
        3. Zielformat-XML (z. B. XRechnung)
        4. Validierungsbericht mit Fehlerdetails
    3. Ersetzung der E-Rechnung durch eine Standard-PDF
      1. Statt der fehlerhaften E-Rechnung wird eine normale PDF-Rechnung erzeugt und:
        1. per E-Mail versendet, sofern eine E-Mail-Adresse vorhanden ist

        3. andernfalls physisch gedruckt
    4. Fehlerprotokollierung
      1. Die fehlerhafte E-Rechnung wird in den Ressourcen unter /NotValid/ abgelegt
      2. Der detaillierte Fehlerbericht wird im Verzeichnis /Error/ abgelegt

    Ziel des Workflows

    Quote
    Besser eine PDF-Rechnung ausgeben als gar keine Rechnung.
    Der Prozess stellt sicher, dass Kunden nicht auf eine Rechnung warten müssen, nur weil die E-Rechnungsvalidierung fehlgeschlagen ist. Gleichzeitig bleibt der Fehler transparent und nachvollziehbar.
    Info
    Hinweis - Die Entscheidung, ob ein Versand dennoch per E-Mail erfolgt oder stattdessen ein physischer Ausdruck, hängt von der Konfiguration Ihrer Ausgabe-Workflows ab. Auch kann festgelegt werden, ob zusätzlich ein Hinweistext auf der PDF erscheinen soll (z. B. „E-Rechnungsübertragung nicht möglich – Standardausgabe“).

    Was passiert bei einem Storno?
    Bei einem Storno wird der abendliche Rechnungsversand gestoppt und der User erhält eine Benachrichtigung per Mail. Der Storno-Beleg wird nie als E-Rechnung generiert, sondern nur als PDF/Papier.

    Wie kann ich Dateianhänge als rechnungsbegründende Unterlagen in die Xrechnung einbetten?
    Um Dateianhänge als rechnungsbegründende Unterlagen in die XRechnung einzubetten, stehen zwei Wege zur Verfügung:

    1. Ablage direkt in InterForm-Verzeichnisstruktur

    Pfad:
    other/e-invoice/Attachments/FAFI/<Auftragsnummer>/

    Vorgehen:
    1. Die gewünschten PDF-Dateien (z. B. Lieferscheine, Auftragsbestätigungen) werden manuell oder automatisiert in diesen Ordner abgelegt.
    2. Wichtig: Der Ordnername muss exakt der Auftragsnummer entsprechen, damit die Zuordnung korrekt funktioniert.
    3. InterForm erkennt bei der Verarbeitung automatisch alle im Verzeichnis gefundenen Dateien und bindet sie in die XML ein.
    Ergebnis:
    Die Dateien werden in der XRechnung unter dem Tag AdditionalReferencedDocument als Base64-codierter Anhang eingefügt.

    2. Nutzung eines externen Verzeichnisses über Workflow-Variable attachments

    Zweck:
    Wenn Benutzer keinen Zugriff auf das InterForm-Dateisystem haben (z. B. bei Einsatz von IFS, Netzlaufwerken etc.).
    Einrichtung:
    Im Workflow e_invoice_1_webcare wird die Variable $attachments gesetzt, z. B. auf ein Netzverzeichnis wie
    \\server\share\e-invoice\attachments\.

    Die Ablagestruktur muss wie folgt aufgebaut sein: <Basisverzeichnis>/<care-Firma>/<care-Filiale>/<Auftragsnummer>/
    Beispiel: IFS:\e-invoice\attachments\01\05\A102938\
    1. 01 = care-Firma
    2. 05 = care-Filiale
    3. A102938 = Auftragsnummer
    Info
    Wichtig: Die Struktur muss exakt eingehalten werden, damit die PDF-Dateien korrekt zugeordnet werden.
    Verarbeitung:
    1. Beim Ausführen des Workflows wird der definierte Pfad geprüft.
    2. Alle dort enthaltenen PDF-Dateien werden geladen und ebenfalls als AdditionalReferencedDocument in die XRechnung eingebettet.
    Wie stelle ich sicher, dass meine E-Rechnungen immer valide und korrekt sind?
    Um sicherzustellen, dass die E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) immer valide und korrekt sind, bietet die InterForm-Lösung mehrere integrierte und ergänzende Sicherheitsmechanismen:

    1. Automatische Validierung in InterForm

    1. Jede E-Rechnung wird direkt nach der Generierung automatisch validiert, bevor sie versendet oder archiviert wird.
    2. Die Validierung erfolgt gemäß dem jeweils aktuellen Formatstandard (z. B. XRechnung 3.0, ZUGFeRD 2.2.0).
    3. Nur valide XML-Dokumente werden verschickt oder eingebettet. Falls eine Rechnung fehlschlägt, wird automatisch auf den normalen PDF-Versand umgestellt, und der User erhält eine Mail.

     2. Fehlerfall: Sicherer Fallback-Prozess

    1. Bei Validierungsfehlern greift der e_invoice_ZX5_Error-Workflow.
    2. Eine interne Benachrichtigung wird versendet (Mail inkl. XML, Fehlerbericht etc.).
    3. Die normale Rechnungsausgabe (z. B. PDF, Archivierung) läuft trotzdem weiter, um keine Rechnungsunterbrechung zu verursachen.

    3. Eigene Prüfung mit Online-Validatoren

    Wenn Sie selbst eine Rechnung prüfen oder Unsicherheiten klären möchten, können folgende Tools genutzt werden:
    (Bitte beachten - Hierbei handelt es sich lediglich um eine Auswahl an Online-verfügbaren und uns bekannten Tools von Dritt-Anbietern ohne jegliche Gewähr/Übernahme von Verantwortung.)
    1. https://erechnungsvalidator.service-bw.de/
    2. https://www.portinvoice.com/
    3. https://ecosio.com/de/peppol-und-xml-dokumente-online-validieren/
    An wen kann ich mich mit konkreten Fragen wenden?
    Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung und individuellen Konfiguration. Ihr Anliegen können Sie uns über den offiziellen Support-Kanal (Mail an support@interform400.com) schildern oder alternativ mit Ihrem direkten Ansprechpartner abstimmen.